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학원 창업 경영 전문 컨설턴트 홍재기입니다.
학원에서 진행하는 프로모션 활동 중 가장 많이 진행되고 있는 설명회에 대해 기획단계부터 사후관리까지 전반적인 사항에 대해 작성하였으니 참고하시면 좋을 것 같습니다. 이번 글은 나눠쓰지않고 조금 길게 작성하겠습니다.
1. 설명회의 중요성
몇 달 전, 원생수가 감소하고 있는 한 학원의 요청으로 경영 자문을 시작하면서, 제일 먼저 지역 학부모들의 Needs 분석을 하였습니다다. 그리고 알게 된 사실은 이 학원이 학부모들 사이에서 거의 언급되지 않고 있다는 점이었습니다. 그렇다고 해서 이 학원의 교육 프로그램이 결코 경쟁력이 없는 것도 아닙니다. 잘 하고는 있지만, 지역 학부모들에게 굉장히 매력적으로 느낄만한 강력한 메시지를 전달하지 못하고 있는 것입니다. 그래서 고객이 원하고 있는 서비스를 보완하면서, 학부모들이 듣고 싶어 하는 내용으로 설명회를 추진하였습니다. 그 결과 학부모들 사이에서 입 소문이 나면서 상담이 늘어나고, 조금씩 원생 수가 증가하는 결과를 가져오고 있습니다. 물론 설명회는 1회성으로 끝나지 않고, 지금도 계속 진행하고 있습니다. 첫 설명회는 규모 있게 하였지만, 그 다음부터는 매 월 어머니를 위한 교육 세미나 형태로 진행하고 있는 것이 특색있는 점이라 할 수 있습니다.
[학부모 교육 세미나 진행 사례]
이처럼 ‘설명회’, ‘세미나’, ‘간담회’ 등 어머니들에게 직접 우리 학원 정보를 전달할 수 있는 프로모션 방식은 매우 효과적이라 할 수 있습니다. 이 때 중요한 것은 단순한 우리 학원 정보 전달이 아닌, 고객이 원하고 있는 전문성 있는 정보를 제공해야 한다는 것입니다. 설명회 제목도 ‘○○학원 여름방학 설명회’와 같이 학원 홍보성 문구가 아닌, ‘인공지능 시대의 변화된 인재상과 입시전략’과 같이 어머니들에 필요한 정보를 제공할 수 있는 제목이어야 보다 많은 고객이 관심을 가지고 참여하고 있는 게 요즘 추세라 볼 수 있습니다. 또 하나 재미있는 것은 최근 학원가의 프로모션 형태가 오프라인에서는 고객에게 직접 전달되는 형태(학교 앞 기념품 전달, 설명회를 통한 학원 정보 전달 등)와 함께 온라인 마케팅이 함께 병행하는 곳이 많다는 것입니다. 이 방법이 무조건 옳다는 것은 아닙니다. 지역 특성, 학원 특성 모두 반영해서 광고·홍보 방법을 효과적으로 실행해야 하겠지만, 중요한 것은 고객에게 메시지를 직접 전달할 수 있어야 한다는 것입니다. 그럼 효과적인 설명회 실행을 위해 어떻게 준비해야 하는지에 자세히 살펴보도록 하겠습니다.
2. 성공적인 설명회를 위한 핵심 포인트
우선, ‘성공적인 설명회를 위한 핵심 포인트’를 살펴보도록 하겠습니다. 아래 내용은 그동안 설명회를 성공적으로 진행했었던 학원들의 공통점을 바탕으로 작성한 것으로 총 5가지로 구분하여 살펴보았습니다.
3. 설명회 진행 프로세스
1) 기본 Concept 설정
설명회를 준비할 때 기본적으로 행사명, 일시, 설명회 규모에 따른 장소 등이 정해져야 할 것입니다. 보통 설명회 주제로는 최근 이슈가 되는 교육 정책과 입시에 대한 내용을 많이 다루며, 학원 별 핵심 고객 연령에 따라 설명회의 주요 내용이 달라질 것입니다. 예를 들면 초등학생의 경우에는 학습에 대한 동기부여나 현 입시를 대비하기 위한 학습 전략이 되겠지만, 중·고등학생의 경우에는 실질적인 입시 및 내신 대비에 대한 내용이 될 것입니다. 중요한 것은 설명회를 통해 전달하는 주요 내용이 자연스럽게 학원 교육 프로그램과 연계시켜 우리 학원에서 학습해야 하는 당위성을 논리적으로 설명할 수 있어야 한다는 점입니다. 그리고 첫 번째 단계에서 대다수의 작은 규모의 학원에서는 원장님 혼자 계획을 수립하는 경우가 많습니다. 대다수의 강사들이 강의 및 업무로 인해 바쁘기 때문에 원장님 혼자 고민하게 되는데, 설명회 Concept 결정에 대한 아이디어 회의는 될 수 있으면 여러 강사들과 함께 의견 공유를 하는 것이 바람직합니다. 혼자 고민하는 것보다 다양한 의견을 듣는 것이 더 효과적이고 효율적이기 때문입니다. 그리고 무엇보다도 중요한 것이 설명회 진행 식순인데, 아래 샘플을 참고해보겠습니다.
행사 전체에 대한 시간은 60~90분 사이로 너무 길어지면 학부모들의 집중력이 떨어져 지루해할 수 있습니다. 행사 시작 전 학원 홍보 동영상 또는 차분한 배경 음악을 통해 학부모들께 행사 참여도를 높일 수 있으며, 위 사례와 같이 내·외부 연사를 별도로 구분함으로써 외부 연사는 학부모들에게 전문성 있는 교육 정보를 제공하고, 내부 연사는 학원 프로그램 및 서비스에 대해 설명해 줄 수 있을 것입니다. 순서는 내부 연사가 먼저하고 외부 연사가 나중에 할 수도 있으니, 상황에 맞게 진행하면 됩니다. 그리고 연사 발표가 끝나면 바로 이어서 학원 공지사항 전달 및 학부모들과의 개별 간담회가 이뤄질 수 있도록 하여, 가능하면 신규 등록으로 이어질 수 있도록 유도하는데 도움이 될 것입니다.
2) 세부 계획 수립 & 진행
설명회에 기본 사항이 설정되었다면 이제는 고객들에게 알려서 많은 인원이 참석하도록 만들어야 할 것입니다. 아무리 행사를 잘 준비했어도 행사 당일 설명회 참석 인원이 예상보다 적다면 그 설명회는 성공적으로 진행되었다고 할 수 없기 때문에, 마케팅의 역할은 매우 중요합니다. 그래서 실례로 유명 대형 학원에 경우에는 설명회 행사 참석 인원을 예측하고 실제로 그 인원대로 왔는지, 그리고 몇 명이 등록을 했는지에 대한 사항을 평가 기준으로 두고 있기도 합니다. 그렇다면 마케팅이 중요하니까 많은 비용을 투자해서 광고를 많이 해야 하는 것일까요? 결론적으로 말씀드리면 가장 좋은 마케팅은 최소의 비용으로 최고의 효과를 내는 것입니다. 그래서 많은 비용이 들지 않는 내부 재원생을 활용한 입소문 마케팅과 비용 대비 효과적인 현수막 광고 등을 적극적으로 추천하고 있으며, 이 모든 마케팅은 계획적이고 체계적으로 진행한다면 의미 없는 지출은 줄일 수 있을 것입니다. 그럼 아래에서 ‘전체 Check list’를 살펴보도록 하겠습니다.
위에서는 행사일 기준으로 20일 전부터 준비하는 것으로 계획되어 있으나, 실제로는 한 달 전부터 준비하는 것이 적합할 것입니다. 크게 행사 기본 내용, 마케팅 계획, 현장 준비 3부분으로 구분하여 살펴볼 수 있으며, 구분된 내용별로 세부 진행 사항에 대해 기재하였습니다. 그리고 각각에 대해 담당자는 누구이며, 언제까지 진행이 되어야 하는지 반드시 확인해야 할 것입니다. 또한, 마케팅 집행과 현장 준비에 들어가는 비용에 대해 예산을 측정해야 하며, 예상되는 비용 집행이 학원 운영에 있어 큰 부담이 되는 지에 철저하게 확인하고 진행해야 할 것입니다.
3) 행사 당일 진행 사항
4) 설명회 사후 관리
학원 운영에 있어 중요한 것 중 하나는 학원생 데이터 관리이며, 설명회는 재원생과 비재원생 대상으로 데이터를 확보할 수 있는 좋은 기회라 볼 수 있습니다. 따라서 설명회 진행 시 참석한 학부모들의 간단한 인적사항은 반드시 파악을 해야 하며, 행사 종료 후 지속적인 관리를 통해 고객 관리가 이뤄질 수 있도록 해야 합니다.최근에는 개인정보 활용에 대해 민감할 수 있으니, 가능하면 동의에 대한 문구를 넣어 인적사항을 받는 것이 좋습니다.
지금까지 학원 설명회 실행 전략에 대해 살펴보았습니다. 학원 현장에 있다 보면, 정말 하루 24 시간이 부족하게 느껴질 때가 많습니다. 이러한 원장님들을 위해 설명회 계획서 작성 시 조금이나마 도움이 되고자 이번 글에서도 작성 서식들을 바탕으로 실제 사례와 더불어 제시하였습니다. 다시 말씀드리지만 설명회 진행 시 중요한 건, 우리 학원이 잘 할 수 있는 내용을 바탕으로 고객이 원하고 이왕이면 경쟁학원 대비 차별화 된 정보를 제공해야 할 것이고, 그렇게 된다면 학부모들이 학원을 선택할 때 우선순위로 고려하게 될 수 있을것입니다.
